Inventarios y materiales

INVENTARIO

Es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con ellos, y le permite comprar y vender. O realizar la fabricación antes de venderlos en un tiempo determinado, estos artículos o mercancías deben pertenecer al grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos mas grandes existentes en una empresa, es un bien tangible que se tiene para la venta o también para ser consumidos en la producción para la realización del artículo.

IMPORTANCIA

Tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios para su continuo proceso y así afrontar la demanda. Provee o distribuye de manera correcta los materiales necesarios a la empresa, poniéndolos a disposición de la empresa para poder cumplir con las necesidades, esta debe ser totalmente controlada y vigilada.

FUNCIONES

-Brindar la información necesaria para la conformación del programa Anual de Adquisiciones.

-Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes.

-Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidos, cumplan con la cantidad, calidad especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos.

-Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.

CLASES DE INVENTARIOS

MATERIA PRIMA

La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Comprende los elementos básicos que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial existe una (materia prima) y materiales, que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales más utilizados en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en grandes cantidades para obtener el acabado.

MATERIA AUXILIAR

Son las materia primas secundarias sus especificaciones varían según el tipo de industria, son los artículos utilizados en el área operativa, como por ejemplo los combustibles y lubricantes, la maquinaria y aparatos operativos, los artículos de reparación. Las existencias de esta materia varia según la necesidad.

MATERIALES EN PROCESO

Son todos los elementos que se utilizan en el actual proceso de producción, es decir son los elementos parcialmente terminados, este producto va aumentando su valor a medida que es transformado de materia prima en producto terminado.

PRODUCTOS TERMINADOS

Son los artículos de producción transferidos al almacén después de haber alcanzado su grado de terminación total, se mantiene en el inventario hasta cuando se van a vender y la fabricación de estos depende únicamente de la demanda.

ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS

Es la cantidad de veces que el inventario debe ser reemplazado durante un tiempo determinado. Este indicador se calcula para cualquier tipo de inventario y puede ser utilizado para todo tipo de sector desde el minorista hasta el fabricante.

VOLUMEN DE VENTA

Es la cantidad de ventas total, Esta cantidad normalmente es es expresada en términos monetarios pero también se puede presentar en total de unidades o producto vendido.

FECHAS DE VENCIMIENTO

Es lo más importante para tener en cuenta en un inventario.

- En el momento de recibir la materia prima o mercancía, se debe verificar la fecha de caducidad.

- Se debe consultar con el proveedor la fecha de caducidad al momento de solicitar el pedido.

- El encargado del almacén debe llevar un registro claro y actualizado de las fechas de vencimiento de todos y cada uno de los productos.

- La mercancía que haya excedido la fecha de vencimiento deberá ser dada de baja.

- Ni se recibe por ningún motivo mercancía con fecha próxima a vencer.

- La mercancía de menor fecha de vencimiento deberá ser la primera en utilizar y por lo tanto se debe poner adelante de las demás con fecha mas larga de vencimiento.

CONTROL DE STOCK

Es el conjunto de materiales y artículos almacenados en una bodega o empresa en espera de su utilización o venta, en el caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboración posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus usuarios o cliente.

MÁXIMO

Es la cantidad máxima de un producto o materia prima que se debe tener en inventario y se mide en meses de demanda pronosticada y la variación del excedente.

MÍNIMO

Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

PROMEDIO

Es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un periodo de tiempo, expresa la inversión que se tiene realizada en existencias, el nivel de stock no puede superar el máximo ni tener menos del mínimo. Y se debe clasificar según su naturaleza física ya que cada articulo se trata de manera distinta.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

ELECTRICOS S.A

DC – 001

Bogotá D.C., 26 de abril de 2016

Señor:

Andrés Felipe García

Jefe de Ventas

Nacional de Eléctricos

Carrera 20 18-50

Bogotá D.C

Asunto: Solicitud Cotización

Estimados señores:

Teniendo en cuenta el reconocimiento y garantía de sus productos, quiero expresarle mi interés por adquirir algunos de ellos, por lo tanto le solicito me haga llegar una cotización de los siguientes productos.

TS-123 1 Transformador seco de 15 KVA

AR-07 2 Carrete de cable No. 8 Argos amarillo por 1000 metros

AR-08 1 Carrete de cable No. 8 Argos azul por 1000 metros

AR-09 2 Carrete de cable No. 8 Argos rojo por 1000 metros

PL-67 10 Panel LED de 60 por 60 de 15 W

TB-007 1000 Tubos EMT de ¾

T-23 500 Terminales EMT de ¾

CV-45 300 Curvas EMT Norma

Adicional le solicito me informe el valor de cada producto y las referencias manejadas por ustedes.

Gracias por atender nuestra solicitud, quedo atento a sus comentarios.

Miguel Ángel Acosta

Auxiliar Dpto. Compras